作為AI五大利器之一的Workflow（工作流），一經(jīng)推出，就廣受OKKI新老粉絲的關(guān)注。
大家都會問：到底什么是工作流？它究竟有什么用？
于是OKKI 的產(chǎn)品經(jīng)理Jane，在本次訪談中為大家?guī)砹舜鸢浮?/span>
什么是工作流？
Jane介紹說：“簡單來說，工作流是根據(jù)用戶配置的規(guī)則，將企業(yè)的管理流程及制度規(guī)則，轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)自動執(zhí)行的流程。”
聽起來有些抽象，Jane做出了進(jìn)一步解釋：作為AI的一大功能點，所謂的工作流其實也是“自動化”的體現(xiàn)，把一些工作管理的標(biāo)準(zhǔn)交給系統(tǒng)自動執(zhí)行，這就是工作流解決的最核心問題。
那么具體是指什么標(biāo)準(zhǔn)呢？Jane隨后給出了諸多案例，為大家詳細(xì)說明。
工作流能做什么？
Jane說：“工作流主要可以做兩類工作：一是幫助企業(yè)最大化利用和管理客戶相關(guān)資源（客戶檔案、線索、商機、訂單、報價單、回款單），二是幫助管理者監(jiān)督提醒業(yè)務(wù)員跟進(jìn)重要工作。”
最大化利用和管理客戶相關(guān)資源
在說明該功能之前，要首先介紹一下OKKI CRM系統(tǒng)中的公私海規(guī)則。
私海，顧名思義，就是每位業(yè)務(wù)員跟進(jìn)的客戶池，也就是他的“私人客戶列表”。在此基礎(chǔ)上，我們設(shè)立了“公海規(guī)則”，即讓一些暫時沒有意向的客戶、暫時跟進(jìn)不過來的客戶、沒有能力繼續(xù)跟進(jìn)的客戶……等等，不管什么原因，只要在規(guī)定時間內(nèi)沒有被跟進(jìn)，這部分客戶就會被系統(tǒng)自動從“私海”轉(zhuǎn)移到公司的“公海”之中，方便其他業(yè)務(wù)員在此處“撈魚”，避免客戶資源的浪費。
在了解了這個概念之后，我們就來看看工作流模塊中，有哪些可以被“自動執(zhí)行”的管理規(guī)則吧！
Part 1 分配人員
公海客戶自動盤活：
系統(tǒng)將久未聯(lián)系的公海客戶自動分配給多個業(yè)務(wù)員。
自動分配線索：
將新建線索自動輪流分配給多個業(yè)務(wù)員。
指定分配線索：
根據(jù)國家地區(qū)或客戶規(guī)模自動分配線索給指定業(yè)務(wù)員。
分配指定公海客戶：
如果公司暫時取消了某個國家的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)會自動把相關(guān)客戶資源排除，不會再分配給業(yè)務(wù)員了。
Part 2 移入公海
線索自動移入公海：
將未跟進(jìn)的線索自動移入公海，提高線索資源的利用率。
客戶高級公海規(guī)則：
將久未成交的客戶自動移入公海，移入公海之前會自動發(fā)出系統(tǒng)通知，以督促員工跟進(jìn)客戶。
備注：
“七天移入公海機制”是OKKI系統(tǒng)原本就具備的一項功能，而工作流里的移入公海可以滿足客戶更多個性化移入公海的需求，例如可以只將美國地區(qū)的未聯(lián)系客戶移入公海。
Part 3 字段變更
客戶自動分組：
自動根據(jù)條件將客戶分到特定的分組。比如，將國家為美國、加拿大的客戶，自動分到“北美客戶組”。
自動識別重要客戶：
將商機銷售金額大于3萬元的客戶，自動標(biāo)為五星。
自動變更訂單狀態(tài)：
當(dāng)回款完成時，自動將訂單狀態(tài)變更為“已完成”。
根據(jù)Hubspot Research 發(fā)布的《State of Inbound 2018 Global Report》顯示，75%的銷售團隊每天會花費半個小時以上的時間來執(zhí)行數(shù)據(jù)錄入或其他手動任務(wù)，其中相當(dāng)一部分工作是機械且繁瑣的。
而通過使用OKKI的工作流，就可以代替業(yè)務(wù)員完成這類機械工作，而且要比人工更高效、更準(zhǔn)確，避免人為因素的出錯，保證了企業(yè)核心資源數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，業(yè)務(wù)員也因此可以將時間精力專注在更重要的工作上，從而提高團隊的銷售業(yè)績。
監(jiān)督提醒業(yè)務(wù)員跟進(jìn)重要工作
Part 1 系統(tǒng)通知
滯留商機跟進(jìn)提醒：
提醒商機團隊成員去處理久未跟進(jìn)的商機。
重要客戶跟進(jìn)提醒：
當(dāng)重要客戶的未聯(lián)系天數(shù)>30天時，自動給跟進(jìn)人發(fā)送跟進(jìn)提醒。
Part 2 郵件通知
即將結(jié)單訂單待回款提醒：
臨近結(jié)單日期的訂單，尾款未收齊，自動發(fā)送郵件通知給財務(wù)等相關(guān)人員進(jìn)行跟進(jìn)。
創(chuàng)建大額商機郵件通知：
業(yè)務(wù)員創(chuàng)建了大額商機，自動發(fā)送郵件給領(lǐng)導(dǎo)，引起重視。
Part 3 新建日程
即將結(jié)單訂單及時跟進(jìn)日程：
訂單結(jié)單當(dāng)天，為訂單業(yè)績歸屬人新建日程，以確認(rèn)訂單狀態(tài)。
系統(tǒng)通知→郵件通知→新建日程是工作流跟進(jìn)提醒的三把斧，提醒力度層層加強，其中系統(tǒng)通知和郵件通知是單向的提醒，管理者無法最終確認(rèn)工作完成情況，所以如果需要管理員二次確認(rèn)、或相對比較重要的工作任務(wù)，可以使用新建日程，將管理者添加為參與人之一，管理者可以在自己的日程面板中查看下屬的工作完成情況，做到信息的雙向傳遞。
工作流就像是管理者和下屬之間的溝通橋梁，根據(jù)管理員設(shè)置的規(guī)則，在最恰當(dāng)?shù)臅r候給下屬發(fā)送通知提醒，幫助管理者及時傳達(dá)信息、引導(dǎo)業(yè)務(wù)員更好地完成工作；同時，當(dāng)下屬有任何關(guān)鍵操作時，比如商機的贏單操作、訂單回款完成操作，系統(tǒng)也能立即給管理者發(fā)送通知提醒。
可以說，借助工作流，企業(yè)可以真正實現(xiàn)自上而下、自下而上的信息順暢流通，將溝通管理成本降到了最低。
如何使用工作流？
工作流有兩種創(chuàng)建方式：用戶可以自定義配置工作流規(guī)則，也可以通過系統(tǒng)提供的25+個工作流模板進(jìn)行配置，創(chuàng)建過程非常便捷。
配置工作流的步驟也很簡單，大致如下：
Step1：選擇一個觸發(fā)對象：客戶、商機、線索、報價單、訂單、回款單；
Step2：選定觸發(fā)時機：創(chuàng)建、編輯，或每日檢查；
Step3：編輯執(zhí)行條件；
Step4：選擇一個或多個執(zhí)行動作：分配人員、字段變更、移入公海、系統(tǒng)通知、郵件通知、新建日程。
用戶通過對觸發(fā)對象、觸發(fā)時機、執(zhí)行條件和執(zhí)行動作的自由配置組合，就可以覆蓋無數(shù)個真實的工作場景了。
總結(jié)
隨著銷售團隊規(guī)模的擴大，如果要靠管理者自己去推進(jìn)每個下屬的工作是不現(xiàn)實的，大部分情況下只能依賴下屬的自覺性，可是這樣又會失去對團隊的管控力。
而有了OKKI的工作流之后一切就不一樣了。
基于企業(yè)自身需求，管理者可以自定義設(shè)置流程規(guī)則，使重復(fù)的工作流程自動化、標(biāo)準(zhǔn)化地執(zhí)行。指定的工作流設(shè)置能夠使流程管理與團隊協(xié)作自動運行，大大減少了人工管控，可以幫助企業(yè)有效避免業(yè)務(wù)紕漏，并提高企業(yè)整體的工作效率。
最后，Jane總結(jié)說：“確切來講，工作流不是一個功能，而更像是一個工具。誰掌握了這個工具，就可以將無數(shù)種企業(yè)管理流程轉(zhuǎn)化成系統(tǒng)自動執(zhí)行的工作流程，降低了管理成本，提高了工作效率，真正發(fā)揮出了一個智能CRM的最大化效用。”
